Ubezpieczenie samochodu w kosztach działalności gospodarczej – jak je uwzględnić?

Polski system podatkowy nie należy do przejrzystszych. Jednak bez względu na to, jaką działalność się prowadzi, trzeba dbać o odpowiednie rozliczanie się podatkowe. Pominięcie tego aspektu prowadzenia firmy może być bardzo kosztowne. Podobnie jak brak wykupionego ubezpieczenia OC, które także jest obowiązkowe – zarówno dla samochodów prywatnych, jak i firmowych.

Dowiedz się więcej: Ubezpieczenie OC. Co obejmuje i kogo chroni? 

Prowadząc firmę i rozliczając się na podstawie ksiąg przychodów i rozchodów co miesiąc lub kwartalnie, wysyłasz do urzędu swoje rozliczenie. Oczywiście niekiedy robi to za Ciebie odpowiedni pełnomocnik czy księgowa. We wspomnianym rozliczeniu są informacje dotyczące tego, ile uzyskałeś przychodu, ale także ile kosztowało Cię prowadzenie działalności w danym okresie. 

Na tej podstawie wyliczasz – albo robi to za Ciebie księgowy czy też specjalne oprogramowanie – to, ile będziesz musiał zapłacić podatku. Zależy to oczywiście od tego, ile faktycznie zarobiłeś, czyli różnicy pomiędzy przychodem a kosztami. Im większe koszty przy tych samych przychodach, tym mniej zarobiłeś. 

Właśnie dlatego opłaca się uwzględniać ubezpieczenie samochodu w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej. Oczywiście, żeby było to możliwe, musisz spełniać kilka warunków, o których piszemy niżej.

Czy ubezpieczenie samochodu można wrzucić w koszty? Najkrótsza odpowiedź brzmi: tak, ubezpieczenie samochodu w kosztach firmy może zostać uwzględnione. Jednak to jak to zrobić, zależy w dużej mierze od formy własności samochodu. Najczęściej spotykane to:

• własność firmowa – ma miejsce wtedy, kiedy samochód wpisany jest jako środek trwały i używa się go wyłączenie na cele prowadzonej działalności;
• własność prywatna samochodu – ma miejsce wtedy, gdy samochód należy do osoby fizycznej, ale użytkowany jest także na cele związane z prowadzoną działalnością;
• leasing – w przypadku leasingu operacyjnego nie wprowadza się go do rejestru środków trwałych. Sytuacja wygląda inaczej, jeśli chodzi o leasing finansowy. Wtedy pojazd może być środkiem trwałym;
• najem, dzierżawa lub inna forma użytkowania samochodu na podstawie umowy. Wtedy nie jest on środkiem trwałym. 

Ubezpieczyciele do każdego właściciela pojazdu podchodzą indywidualnie, analizując konkretną sytuację, aby obliczyć składkę i przedstawić ofertę na ubezpieczenie samochodu. Działalność gospodarcza jednoosobowa to przykład sytuacji, gdy osoba prowadząca ją może otrzymać ofertę identyczną, jak osoba fizyczna. Wiele zależy jednak od rodzaju prowadzonej działalności – inaczej może zostać potraktowany na przykład taksówkarz, osoba przewożąca zawodowo ludzi albo prowadząca szkołę, w której pojazdy są wykorzystywane do nauki jazdy.

Dokumentem niezbędnym do rozliczenia ubezpieczenia w kosztach działalności jest polisa komunikacyjna. Wydatki związane z korzystaniem z auta również możesz wliczyć do kosztów. Żeby to zrobić, musisz przede wszystkim zgłosić samochód do urzędu skarbowego. Korzystanie z samochodu powinno być też obwarowane odpowiednim regulaminem. Ważne jest także ewidencjonowanie przebiegu samochodu. Taki pojazd jednak nie może być wykorzystywany do celów prywatnych. Oznacza, to, że taka praktyka dotyczy z reguły samochodów ciężarowych, czasem dostawczych. Jakiekolwiek wykorzystanie samochodu do celów prywatnych sprawia, że nie możesz odliczać 100% kosztów z tym związanych.

Jeśli auto jest własnością przedsiębiorstwa, ale jest także wykorzystywane prywatnie, to ubezpieczenie OC samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej w kosztach firmy także może się znaleźć. Wprawdzie w takiej sytuacji jedynie 75% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu można wliczyć w koszty firmy. Nie dotyczy to jednak samego ubezpieczenia OC i NNW. Wydatki związane z nimi można odliczyć w całości, dzięki czemu jest to opłacalne rozwiązanie.

W przypadku ubezpieczenia AC jest jednak trochę inaczej – w takiej sytuacji należy wziąć pod uwagę wartość pojazdu. Jeżeli jest ona niższa niż 150 tysięcy złotych, wówczas składkę polisy AC można w całości zaliczyć do kosztów, natomiast jeśli jest ona wyższa niż wspomniana kwota, to składkę Autocasco można wliczyć w koszty tylko w wartości proporcjonalnej do wskazanej sumy. Aby zatem obliczyć wartość składki do odliczenia, należy podzielić 150 000 przez wartość auta, a wynik pomnożyć przez wartość ubezpieczenia. 

Limit wartości pojazdu wynoszący 150 000 zł to suma, do jakiej można odliczać też inne koszty związane z jego użytkowaniem dla celów działalności firmowej. Oznacza to, że w przypadku samochodu o wartości większej niż wspominane 150 000 zł, wydatki można ujmować proporcjonalnie do wartości pojazdu. Co ważne, nie dotyczy to obowiązkowego ubezpieczania OC, które w całości można zaliczać do kosztów, nawet jeżeli samochód jest wart więcej niż 150 000 zł. 

W przypadku leasingu – bez względu na to, czy jest on finansowy, czy operacyjny – koszty związane z ubezpieczeniem powinien pokrywać leasingobiorca, czyli Twoja firma. Dzięki temu, tak jak w przypadku, gdyby samochód był własnością przedsiębiorstwa, możliwe jest wliczenie wydatków związanych z ubezpieczaniem do kosztów prowadzonej działalności.

Jeśli chodzi o najem, to samochód ubezpieczony będzie przez właściciela pojazdu. To on będzie ponosił związane z tym koszty. Więc tutaj kwestia ubezpieczenie samochodu a koszty nie ma w ogóle zastosowania.

Do kosztów firmowych w całości można zaliczyć składki na ubezpieczenie OC i NNW auta firmowego. Dodatkowo, pod pewnymi warunkami, możliwe jest wliczenie w koszty polisy AC. 

Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że ubezpieczenie samochodu prywatnego w kosztach firmy także może zostać uwzględnione – tak samo, jak wydatki związane z takim samochodem. Jednak nie może to być całość pieniędzy, jakie wydajesz na użytkowanie samochodu. 20% wydatków na pojazd prywatny może być uwzględnione jako koszt prowadzenia działalności. Czyli 20% kosztów na ubezpieczanie możesz ująć w kosztach. Dotyczy to pojazdu stanowiącego współwłasność przedsiębiorcy, który nie stanowi majątku firmowego i jest użytkowany zarówno w celach prywatnych, jak i w ramach działalności gospodarczej.

Wiele osób zastanawia się, czy możliwe jest ubezpieczenie samochodu osobowego w kosztach firmy. Jednak sam rodzaj pojazdu nie ma tutaj znaczenia. W kwestiach podatkowych różnice będą jedynie w przypadku VAT. Ubezpieczenie samochodu w kosztach może być uwzględnione na wymienionych wyżej zasadach. Ważna będzie przede wszystkim zarówno forma własności, jak i sposób jego użytkowania. 

Sprawdź również: Ubezpieczenie samochodu: NNW – czy warto wykupić polisę?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to posiadany samochód na pewno warto wliczać w koszty z nią związane. Dzięki temu będziesz mógł płacić mniejsze podatki. Oczywiście sposób wliczenia w koszty, wynoszący 20%, 75%, czy nawet 100%, będzie zależeć od tego, w jaki sposób nabyłeś pojazd, a więc i od tego, czyją jest własnością. Jednak nawet w przypadku możliwości odliczenia tylko 20% warto to zrobić. Jeśli rozliczasz się samodzielnie, to również wliczenie w koszty prowadzonej działalności wydatków związanych z samochodem, w tym ubezpieczenia OC i AC, nie sprawi Ci problemów. Warto to zrobić dla realnych korzyści.

Aby lepiej zobrazować wskazane wyżej sytuacje i korzyści wynikające z uwzględnienia ubezpieczenia samochodu w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej, posłużymy się konkretnymi przykładami.

Pan Krzysztof jest grafikiem i prowadzi własną działalność gospodarczą. Zakupił warte 140 000 zł auto marki Suzuki na swoją firmę. Objął je pełnym pakietem ubezpieczeń: OC (składka wyniosła 1632 zł), NNW (składka 530 zł) i AC (składka 3715 zł). Dzięki temu, że wartość samochodu wyniosła poniżej 150 000 zł, pan Krzysztof mógł w całości odliczyć koszty nie tylko OC i NNW, ale też AC.

Pani Ewelina nabyła Audi warte 275 000 zł na swoją firmę. Zakupiła pełen pakiet ubezpieczeń. Składka OC wyniosła 2400 zł, NNW – 680 zł, a AC 5630 zł. W księdze przychodów i rozchodów uwzględniła koszty polis OC i NNW, odliczając całą kwotę (3080 zł), a także 3071 zł za AC (150 000 podzieliła przez 275 000 i pomnożyła przez 5630).

Wiesz już, że w wielu przypadkach wydatki na ubezpieczenie samochodu możesz w całości lub w znakomitej większości wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Jeśli planujesz zakup polisy, sprawdź ofertę LINK4. Za pomocą kalkulatora wygodnie i szybko obliczysz składkę zarówno na obowiązkowe ubezpieczenie OC, jak i na OC/AC. 

Sprawdź także: OC Mitsubishi, ubezpieczenie samochodu Łańcut

Polisę możesz w prosty sposób wykupić przez Internet. Jeśli wolisz tradycyjne formy kontaktu, możesz również porozmawiać bezpośrednio z konsultantami pod numerem 22 444 44 44 lub osobiście spotkać się z agentem współpracującym z LINK4. Dzięki temu uzyskasz wszelkie niezbędne informacje. Zachęcamy do zapoznania się z pełną ofertą ubezpieczeń, które pozwolą Ci poczuć się spokojnie w razie nieprzewidzianych sytuacji na drodze.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Sprawdź też: OC BMW, Rejestracja samochodu Tarnów

Czy każda jednoosobowa działalność gospodarcza może uwzględniać ubezpieczenie samochodu w kosztach?

Tak, każda działalność gospodarcza może uwzględnić ubezpieczenie auta w kosztach. W zależności jednak od m.in. rodzaju własności pojazdu, odliczenie obejmuje 20%, 75% albo 100% wartości auta.

Jakie dokumenty są potrzebne do potwierdzenia ubezpieczenia w rozliczeniach podatkowych?

Dokumentem niezbędnym do rozliczenia ubezpieczenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest polisa komunikacyjna. 

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy próbie uwzględnienia ubezpieczenia samochodu w kosztach działalności?

Uwzględniając ubezpieczenie samochodu w kosztach działalności, należy zwrócić uwagę, aby nie popełniać różnych błędów. Do najczęstszych pomyłek należą nieprawidłowości przy wyliczaniu proporcjonalnych kosztów do odliczenia polisy AC auta o wartości powyżej 150 000 zł.

Czy ubezpieczenie OC samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej jest obowiązkowe?

Każdy zarejestrowany samochód musi mieć ubezpieczenie OC. Prowadzenie działalności gospodarczej nie oznacza natomiast obowiązku zawierania umowy ubezpieczeniowej pojazdu na firmę, gdyż przedsiębiorca może sam podjąć decyzję o zakupie polisy w ramach działalności albo prywatnie.

Czy można uwzględnić w kosztach także ubezpieczenie samochodu prywatnego używanego do celów firmowych?

Tak, jest to możliwe, jednak w takim przypadku nie można odliczyć 100% kosztów z tym związanych.

Źródła:

1. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-koszt-ubezpieczenia-samochodu-firmowego
2. https://mubi.pl/poradniki/ubezpieczenie-samochodu-na-firme/
3. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-zaksiegowac-polise-ubezpieczeniowa-samochodu
4. https://beesafe.pl/porady/czy-ubezpieczenie-samochodu-jest-kosztem/